TRANSFORMASI PENDIGITALAN REKOD UNIVERSITI

Universiti Putra Malaysia kini telah berusia lebih 80 Dekad sejak penubuhannya yang bermula pada bulan Mei 1931. Kejayaan yang ditelusuri sejak awal penubuhannya merupakan rentetan sejarah kecemerlangan Universiti dari era Kolej Pertanian Malaya, Sekolah Pertanian Malaya, Universiti Pertanian Malaysia dan kini Universiti Putra Malaysia. Warisan sejarah kecemerlangan ini menjadi kebanggaan warga UPM dan juga negara.

Kewujudan UPM yang kini merupakan salah satu Universiti Penyelidikan yang terbaik di Malaysia  harus dipelihara dari aspek kesinambungan dan kelestarian maklumat yang menjadi bukti kepada kewujudannya serta menjadi warisan yang diamanahkan kepada karyawannya dan juga warga yang mendokong citra pendidikan tinggi negara.

Menyedari kepentingan untuk memelihara dan memastikan dokumen dan rekod universiti terpelihara serta atas kekangan ruang penyimpanan maklumat penting universiti, Pejabat Naib Canselor telah mengambil inisiatif untuk mentransformasikan kaedah penyimpanan maklumat tersebut dalam bentuk salinan digital melibatkan  dokumen-dokumen rasmi dan bernilai kepada Universiti.

PROJEK TRANSFORMASI REKOD PENDIGITALAN 

Pendekatan pendigitalan yang dilaksanakan di Pejabat Naib Canselor adalah dengan tujuan –

(a) Pengurusan dokumen dan rekod surat masuk dan keluar yang mudah, cepat dan memenuhi standard piawaian antarabangsa. (Pada masa ini perekodan maklumat keluar masuk adalah menggunakan Elektronic Documentation Management System (EDMS) yang terhad kepada maklumat dan pencarian fail asal secara manual, dan tidak membolehkan fail tersebut diakses secara elektronik);

(b) Pengurangan kos dari segi masa dan pengurusan sumber manusia;

(c)  Mengatasi kekangan ruang bilik fail;

(d) Identifikasi, pengesanan dan pencarian dokumen secara efektif;

(e) Memanfaatkan keupayaan dan kapasiti ICT secara lebih berimpak dan signifikan;

(f) Peningkatan keberkesanan dalam komunikasi dengan pelbagai pihak.

Pejabat Naib Canselor telah mengambil inisiatif sejak tahun 2011 untuk mendigitalkan dokumen seperti surat, dokumen, fail-fail yang terdapat di bilik fail. [Terkini (2014): pejabat ini telah berjaya mendigitalkan sebanyak 84,628 dokumen melibatkan rekod seawal 23hb Mei 1977.  Rekod ini termasuklah dokumen penting seperti surat berhubung penyerahan dan kerjasama tapak Hospital Serdang, surat perbincangan awal berhubung penyerahan tanah di Kampus Bintulu dan sebagainya]

Selain itu, pejabat ini turut mengambil inisiatif untuk mentransformasikan dokumen dan pelaksanaan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti dengan pengendalian dokumen mesyuarat seperti kertas kerja, laporan, minit mesyuarat yang terdahulu ditambah baik kepada dokumen digital dan tanpa kertas (paperless). [Terkini (2014) : Pejabat ini telah mendigitalkan Minit Mesyuarat keputusan Jawatankuasa Pengurusan Universiti dari 2001 sehingga tahun 2011.   Rekod-rekod ini termasuklah dokumen-dokumen tambahan, agenda (Kertas Kerja, Laporan) serta keputusan mesyuarat].

Penambahbaikan dari segi urus tadbir pejabat terus dilaksanakan pada tahun 2014 dengan meneliti semula rekod Sistem Permohonan Keluar Negara (SPLN), Sistem Maklumat Pegawai Utama (SMPU), dan pengurusan Jawatankuasa Carian Jawatan Pentadbiran (JKJP) di mana dokumen mesyuarat seperti kertas kerja, laporan, minit mesyuarat yang terdahulu telah ditambah baik kepada dokumen digital tanpa kertas (paperless).

Dengan penambahbaikan pada sistem, pejabat ini telah mengurangkan kontrak penggunaan kertas cetakan daripada 25,000 kepada 15,000 keping.   Penjimatan sebanyak 10,000 helain kertas ini menjadi sasaran yang didukung bukan sahaja di pejabat ini malah warga Bahagian Pentadbiran khususnya.